法务行政专员

关于团队 商务/合同法律与法律运营团队负责处理来自公司内部的法律咨询、合同的法律审核以及合同签订相关业务等。本次招聘的职位将作为法律行政专员（Legal Admin），负责合同签订的相关手续和文件管理，以及团队运营所需的各项行政工作。除日本国内业务外，还涉及海外子公司的相关项目。 团队共有5名成员，其中1名经理为执业律师。每位成员都有各自负责的领域，采用自主推进工作的模式。在必要时，团队成员会相互商议、协作，同时尊重彼此的专业性和自主决策权。由于本职位需要处理文件的盖章、邮寄等工作，因此必须到东京办公室上班。 工作内容 在法律团队中，您将负责以合同签订相关事务为主，同时承担支持团队业务的广泛行政工作。 合同等文件的签字、盖章手续：约占总工作量的70% 受理来自内部的签字、盖章请求 确认申请内容、所需审批及合同最终版本等 利用电子签约服务办理签字手续 文件的装订、盖章、寄送及寄送情况记录 合同及相关文件的管理：约占总工作量的10% 已签订合同等的保存与归档 合同信息的数据录入、相关文件的整理与保管 协助处理内部申请及账单：约占总工作量的10% 接收并核对发票，向负责人请求确认 利用内部系统进行申请，管理处理进度 其他法务行政工作：约占总工作量的10% 邮件分拣、案件进度确认、向相关人员发送提醒 各类资料及管理清单的更新、手册及常见问题解答（FAQ）的整理 针对内部咨询的一线响应 根据熟练程度及团队情况，提供证书获取与管理、内容证明信寄送等事务支持 ※上述业务比例仅供参考。具体负责的业务及占比将根据团队状况、您的经验及熟练程度等因素而有所变动。此外，您无需负责法律判断或合同审查（由法律审查专员负责）。工作主要围绕按照公司手册进行事务处理。 任职要求 必备条件 具备文书工作经验（以2年左右为基准） 能够核对文件及数据内容，并准确处理 熟悉Word的修订历史记录、合并、比较及详细设置功能，并能操作打印的详细设置 掌握Excel或电子表格的基本制作、输入、计算、搜索 能够使用多功能一体机进行打印及生成PDF 能够进行电子邮件、即时通讯等基本操作 能够按照规定妥善处理个人信息及合同信息等机密信息 遇到不明之处或与常规情况不符的事项时，能够向相关人员确认并咨询 能够到东京办公室上班（以便处理书面文件的盖章、邮寄等事宜） ※无需具备法务工作经验及英语能力。 优先条件 具备法务助理、合同管理、总务（印章管理、盖章、邮寄、文件分类及保管）相关经验 具备使用DocuSign、CloudSign等电子合同服务的经验 具备使用Google Workspace、Microsoft Office Word、Notion、Kissflow、Airtable等工具的使用经验 在工作中使用生成式AI工具的经验 利用翻译工具核对并处理英文文件及邮件等的经验 理想人选 寻求能够严格遵守手册和规则，并细致核对每个细节以推进工作的人士。 由于需要处理多个项目，欢迎能够有意识地把握优先级和截止日期、自主行动，并能通过聊天工具等与周围同事顺畅协作、遇到困惑时能及时咨询的人士。此外，即使是首次接触的设备或工具，只要能以“先查阅资料、先尝试”的积极态度去应对，您将更容易在工作中大展身手。 招聘条件详情 时薪：2000日元起 交通费：另行支付（每月上限5万日元） 工作时间：欢迎能每天工作8小时、每周工作5天的人士。 开始时间～结束时间：9:30～18:30 休息时间：12:00～13:00 开始时间调整协商：可（可协商将开始时间推迟，但不可提前） 工作地点：东京办公室（因需处理书面文件，不可远程办公） 办公室最近车站：涩谷站 / 明治神宫前站 加班：周五或月末可能会有加班，但较为罕见（预计每几个月一次） 首次合同期限：3个月 是否续约：可续约（视业务情况及公司业绩而定） 合同续签上限：有（上限4年） 选拔流程 简历筛选 2轮面试（在东京办公室进行） 福利 电脑：公司提供 体检支持 办公室福利：午餐 / 专业咖啡师提供的免费咖啡及饮品等 / 免费零食及简餐

チームについて Business/Contract Legal & Legal Operationsチームは、社内からの法務相談、契約書のリーガルチェック、契約締結に関する業務等を担っています。 今回募集するポジションの方には法務事務（Legal Admin）として、契約締結に関する手続きや書類管理をはじめ、チーム運営に必要なさまざまな事務業務を担当いただきます。日本だけでなく、海外の子会社が関わる案件もあります。 チームのメンバーは5名で、そのうちマネージャー1名は弁護士です。メンバーそれぞれが担当領域を持ち、自律的に業務を進めるスタイルです。必要な場面では相談・連携しながら、互いの専門性と裁量を尊重しています。本ポジションは、書面の押印・郵送などに対応するため、東京オフィスへの出社が必要です。 仕事内容 Legalチームにおいて、契約締結に関する事務をはじめ、チームの業務を支える幅広いアドミニストレーション業務を担当いただきます。 契約書等の署名・押印手続：全体の約70% 社内からの署名・押印依頼の受付 申請内容、必要な承認、契約書の最終版等の確認 電子契約サービスを利用した署名手続き 書面の製本・押印・発送、発送状況の記録 契約書・関連書類の管理：全体の約10% 締結済み契約書等の保存・ファイリング 契約情報のデータ入力、関連書類の整理・保管 社内申請・請求処理の補助：全体の約10% 請求書の受領・確認、担当者への確認依頼 社内システムを利用した申請、処理状況の管理 その他のLegal Admin業務：全体の約10% 郵便物の仕分け、案件の進捗確認、関係者へのリマインド 各種資料・管理リストの更新、マニュアルやFAQの整備 社内からの問い合わせに関する一次対応 習熟度やチームの状況に応じた、証明書の取得・管理や内容証明の発送などの事務サポート ※上記の業務割合はあくまで目安です。担当業務や割合は、チームの状況、ご経験、習熟度等に応じて変動します。また、 法的な判断や契約書の審査は担当しません（リーガルチェック担当者が行います）。社内マニュアルに沿った事務処理が中心です。 Requirements 必須要件 事務業務の経験（2年程度を目安とします） 書類やデータの内容を確認し、正確に処理できること Wordの修正履歴・反映、比較、詳細設定の理解、印刷の詳細設定が操作できること Excelまたはスプレッドシートでの基本的な作成・入力・計算・検索ができること 印刷複合機による印刷・PDF化 メール・チャット等の基本操作ができること 個人情報や契約情報などの機密情報を、ルールに従って適切に取り扱えること 不明点や通常と異なる事項を、関係者に確認・相談できること 東京オフィスに出社できること（書面の押印・郵送等に対応するため） ※法務業務の経験および英語力は必須ではありません。 歓迎要件 法務アシスタント、契約管理、総務（印章管理・押印・郵送・書類の分類及び保管）の経験 DocuSign・クラウドサインなどの電子契約サービスの利用経験 GoogleWorkspace、Microsoft Office Word、Notion、Kissflow、Airtable等の利用経験 生成AIツールを業務で利用した経験 英語の書類やメール等を、翻訳ツールを活用しながら確認・対応した経験 求める人物像 マニュアルやルールを大切にしながら、細部まで丁寧に確認して業務を進められる方を求めています。 複数の案件を扱うため、優先順位や期限を意識して自律的に動ける方や、チャット等を通じて周囲と円滑に連携し、迷ったときには早めに相談できる方を歓迎します。 また、初めて扱う機器やツールであっても「まずは調べて試してみる」という前向きな姿勢で取り組める方であれば、ご活躍いただきやすいです。 募集条件詳細 時給：2000円～ 交通費：別途支給（月額上限5万円） 勤務時間：1日8時間×週5日勤務できる方を歓迎します。 開始時間〜終了時間：9時30分〜18時30分 休憩時間：12時〜13時 開始時間調整の相談：可（開始時刻を遅くする調整は相談可、早める調整は不可） 勤務場所：東京オフィス（書面対応のためリモート不可） オフィス最寄り駅：渋谷駅 / 明治神宮前駅 残業：金曜日や月末に発生する場合がありますが、稀です（数か月に1回程度を想定） 初回契約：3か月 契約更新の有無：有（業務状況、会社業績による） 契約更新の上限：有（上限4年間） 選考内容 書類選考 面接2回（東京オフィスにて行います） Benefits PC：貸与 健康診断サポート オフィスでのサポート：ランチ / プロのバリスタが提供する無料コーヒーやドリンクなど /無料のお菓子や軽食